Application Lifetime Management

Whys Analysis: trovare la radice del problema

Quante volte ci siamo irritati all’insistenza dei bambini nel riproporre il fatidico “perché?” ripetutamente ad ogni risposta data? Sicuramente molte, ma pochi hanno immaginato che tale modo di fare è alla base di uno dei tool primari contemplati da Lean per risalire all’origine di un problema o di un’inefficienza.
Stiamo parlato della 5 Whys Analysis, adottata fin dagli anni ’50 da Toyota in cui si è stabilito, sulla base dell’applicazione pratica, che “5” fosse il numero magico di “perché?” sufficienti a scoprire la vera causa di un problema.
Il tool non è particolarmente difficile da applicare, soprattutto se si seguono alcuni principi basilari:

  1. Una volta identificato il problema, è importante concentrarsi sui suoi elementi essenziali: cosa non ha funzionato e quando si è verificato il problema. Una volta identificati, è possibile scavare a fondo per indentificare la radice dell’anomalia;
  2. E’ fondamentale concentrarsi sui problemi di processo (9 volte su 10 sono la causa dell’anomalia), creando percorsi di ricerca efficaci che non portino a risposte come: “non c’è stato abbastanza tempo”, “il team è sottodimensionato”. E’ necessario individuare sempre la ownership delle anomalie che vengono evidenziate nei vari “why”, non per incolpare qualcuno, ma per comprenderne l’essenza e sfruttare le competenze specifiche per ricercare una soluzione o decidere di continuare a scavare;
  3. Facilitatori esperti e team avvezzi al tool portano sicuramente ad ottenere le risposte ricercate in tempi rapidi. Se si è alle prime armi, è importante tenere a mente che quello che si sta cercando non è “il colpevole” ma il problema nel processo che ha portato all’anomalia. Chiedersi “perché questo processo è fallito?” dopo ogni “why” può essere utile per focalizzare la propria ricerca.

Ma come funziona nella pratica il tool? Vediamo un semplice esempio.
Immaginiamo il seguente problema: in relazione ai nuovi ambienti di produzione, le richieste al database primario sono estremamente lente, ben oltre la soglia di tolleranza e andiamo ad applicare la 5 Whys Analysis:

Come si vede, il problema evidenziato trova la sua causa in “L’azienda non ha investito in formazione”, cosa che non sarebbe venuta alla luce se non si fosse scavato in fondo alla questione. Si tratta, ovviamente, di un problema annesso all’inefficienza del processo di messa in produzione: non è certo colpa del DBA se l’azienda non ha previsto un suo sostituito in caso di una sua assenza prolungata.
Semplice no? Ni! Come di consueto nel mondo Lean (e Agile), anche se i tool e le pratiche sembrano semplici all’apparenza, è necessaria estrema disciplina e competenza per applicarli correttamente ed ottenere dei vantaggi concreti da essi.
Prima di concludere una nota: nonostante “5” sia il numero di riferimento per il tool, non è detto che non ci si possa fermare prima, ma andare oltre è, con molta probabilità, uno spreco di tempo.